Identificación del responsable
Broken Table Hospitality [razón social/forma jurídica completa], RUC [RUC], domicilio en [dirección, ciudad, Panamá] («Orita», «nosotros»), responsable del tratamiento de los datos descritos en esta política. Contacto de privacidad: hola@orita.app. Punto de contacto para protección de datos: [nombre/cargo del responsable de privacidad].
Esta política explica qué datos tratamos, con qué base y finalidad, con quién los compartimos y qué derechos tienes al usar orita.app y el servicio de fichaje por WhatsApp. Se complementa con los Términos y Condiciones.
1. Alcance y roles (responsable vs. encargado)
- Respecto de los datos de cuenta y de uso que Orita determina (datos del empleador que contrata), Orita actúa como responsable del tratamiento.
- Respecto de los datos de los empleados que fichan —nombre, teléfono, fichajes y ubicaciones de fichaje— el Cliente (empleador) es el responsable y Orita actúa como encargado, tratándolos por instrucción del Cliente para prestar el Servicio. Si fichas con Orita como parte del equipo de un negocio, dirige tus solicitudes de privacidad a tu empleador; Orita le asistirá.
2. Qué información recopilamos
- Datos de cuenta del empleador: nombre, correo electrónico, negocio y sucursales.
- Datos del equipo: nombre, número de teléfono (WhatsApp), sucursal y horario asignados por el empleador.
- Fichajes: fecha, hora, tipo (entrada/salida) y la ubicación del instante del fichaje que el empleado envía por WhatsApp (ver §3).
- Mensajes de fichaje: los mensajes de WhatsApp intercambiados con el número del Servicio para registrar asistencia.
- Datos de uso y técnicos: registros de acceso y actividad, dirección IP y datos de diagnóstico necesarios para operar, asegurar y mejorar el Servicio.
- Datos de pago: no almacenamos datos completos de tarjetas; los gestiona el [Procesador de Pagos — por definir].
3. Ubicación: qué registramos y qué no
La ubicación es el dato más sensible que trata Orita, y por eso funciona bajo un principio estricto de minimización:
- Registramos únicamente el punto del instante exacto del fichaje (la entrada o salida). Cero rastreo continuo: Orita no sigue, monitorea ni conoce la ubicación de nadie fuera del acto de marcar entrada o salida.
- La ubicación la envía voluntariamente el empleado por WhatsApp, como un mensaje más. Orita no accede al GPS del teléfono ni instala aplicación alguna en el dispositivo del empleado.
- Las coordenadas se usan para calcular la distancia a la sucursal y determinar si el fichaje ocurrió dentro o fuera de la zona de trabajo (geocerca) definida por el empleador.
- Anonimización a los 12 meses: transcurridos 12 meses, las coordenadas exactas se eliminan del registro; se conserva únicamente la distancia calculada y el resultado dentro/fuera de zona, suficientes para el historial de asistencia.
- El empleador es responsable de informar a su equipo del uso de Orita y del registro de la ubicación del fichaje antes de activar el Servicio. Orita provee una carta-aviso modelo para facilitar esa comunicación (ver Términos, Cláusula 6).
4. Bases legales del tratamiento (Ley 81 de 2019)
Tratamos los datos con base en, según el caso:
- la ejecución del contrato (prestar el Servicio contratado por el empleador);
- el consentimiento, cuando se requiera;
- el interés legítimo de Orita (seguridad, prevención de fraude y mejora del producto), ponderado frente a tus derechos;
- el cumplimiento de obligaciones legales.
Para los datos de los empleados que el Cliente incorpora, la base legal la determina y garantiza el Cliente como responsable, incluida la comunicación previa a su equipo.
5. Para qué usamos tu información
- Prestar el Servicio: registrar entradas y salidas, verificar la geocerca y generar reportes de asistencia para el empleador.
- Autenticación, seguridad y soporte.
- Mejora del producto y estadística agregada/anonimizada. La información anonimizada no te identifica y no se considera dato personal.
- Comunicaciones del servicio y, con base adecuada, comerciales (con opción de baja).
No vendemos tus datos. No los compartimos con terceros con fines publicitarios. No usamos la ubicación para ningún fin distinto de verificar el fichaje.
6. Con quién los compartimos y transferencias internacionales
Compartimos datos únicamente con los proveedores (subencargados) necesarios para operar, sujetos a obligaciones de seguridad y confidencialidad (ver Anexo): la plataforma de mensajería de WhatsApp (Meta) y su proveedor de integración, alojamiento/base de datos, procesador de pagos y correo transaccional. También podremos divulgar datos a autoridades cuando la ley lo exija, o en el marco de una fusión, reorganización o venta de activos (con aviso).
Transferencias internacionales: algunos proveedores procesan o alojan datos fuera de Panamá (p. ej. en Estados Unidos). Aplicamos salvaguardas contractuales y de seguridad razonables para dichas transferencias, conforme a la Ley 81 de 2019 y su reglamento. Los mensajes de WhatsApp se rigen además por los términos y la política de privacidad de Meta.
7. Aislamiento de datos (multi-tenant)
Los datos de cada negocio están aislados de los de cualquier otro cliente. Solo los usuarios autorizados de tu propio negocio pueden acceder a tu información.
8. Conservación y eliminación
- Conservamos los datos mientras la cuenta esté activa.
- Las coordenadas exactas de los fichajes se anonimizan a los 12 meses (ver §3), conservando distancia y dentro/fuera de zona.
- Al cancelar, el Cliente puede solicitar la exportación completa de sus registros de asistencia. Tras el cierre de la cuenta los datos se retienen 90 días —para permitir la exportación y una eventual reactivación— y luego se eliminan o anonimizan, salvo obligación legal de conservación.
9. Seguridad y notificación de incidentes
Aplicamos cifrado en tránsito y en reposo, control de acceso por roles, aislamiento multi-tenant y buenas prácticas de seguridad. Ningún sistema es invulnerable; en caso de una violación de seguridad que afecte datos personales, notificaremos conforme a la ley aplicable y sin demora indebida.
10. Tus derechos
Conforme a la Ley 81 de 2019, puedes ejercer tus derechos de acceso, rectificación, cancelación/supresión y oposición, así como la portabilidad y exportación de la información de tu negocio.
- Cómo ejercerlos: escríbenos a hola@orita.app. Responderemos en el plazo legal aplicable ([completar plazo]).
- Si eres empleado de un negocio que usa Orita, dirige tu solicitud a tu empleador (responsable); Orita asistirá como encargado.
- Reclamos: tienes derecho a presentar un reclamo ante la ANTAI (Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información) de Panamá, o ante la autoridad de protección de datos de tu país.
11. Cookies y tecnologías similares
Usamos cookies y tecnologías similares esenciales (sesión, seguridad, preferencias) y, en su caso, analíticas para entender el uso y mejorar el Servicio. Puedes gestionar las cookies desde tu navegador. [Si se usan analíticas/medición de terceros, detallarlas aquí y, cuando proceda, mostrar un aviso/consentimiento de cookies.]
12. Menores
Orita es una herramienta de trabajo dirigida a personas trabajadoras mayores de edad. No recopilamos conscientemente datos de menores; el registro de trabajadores adolescentes, cuando la legislación laboral lo permita, es responsabilidad exclusiva del empleador y requiere las autorizaciones que la ley exija.
13. Cambios a esta política
Podemos actualizar esta política. Publicaremos la versión vigente en esta página con su fecha de actualización y, cuando los cambios sean materiales, lo comunicaremos por medios razonables.
14. Contacto
¿Preguntas sobre tu privacidad? Escríbenos a hola@orita.app · Broken Table Hospitality, [domicilio, ciudad, Panamá].
Anexo — Proveedores / subencargados
| Función | Proveedor (típico) | Datos tratados | Ubicación |
|---|---|---|---|
| Mensajería WhatsApp | [Twilio / Meta — WhatsApp Business Platform] | Mensajes y ubicación de fichaje | [EE. UU.] |
| Base de datos y alojamiento | [proveedor cloud] | Contenido del Cliente (cifrado) | [EE. UU./otra] |
| Procesamiento de pagos | [Procesador de Pagos — por definir] | Datos de transacción y fiscales | [por definir] |
| Correo transaccional | [Resend] | Correo y notificaciones | [EE. UU.] |